Lập kế hoạch công việc cá nhân là yếu tố quan trọng giúp bạn hoàn thành bất kỳ mục tiêu nào trong công việc và cuộc sống. Bắt đầu làm việc mà không có kế hoạch chu đáo cũng giống như bắt đầu một chuyến đi xa mà không có bản đồ vậy. Kế hoạch làm việc của bạn sẽ như một lộ trình rõ ràng, dọc theo lộ trình đó là các nguồn lực, các ràng buộc và các yếu tố quản lý công việc khác.
Vì sao cần lập kế hoạch công việc cá nhân?
Lập kế hoạch công việc cá nhân là việc sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các công việc cụ thể cần phải làm trong ngắn hạn và dài hạn. Chúng ta có thể lập kế hoạch công việc trong một ngày, trong một tháng hoặc trong một năm.
Và dưới đây là 3 lý do vì sao chúng ta lại cần phải lập kế hoạch công việc cá nhân:
1. Tạo động lực làm việc
Khi được thực hiện đúng cách, kế hoạch công việc cá nhân của bạn sẽ trình bày rõ ràng và phác thảo các bước cần thiết để đạt được mục tiêu bằng cách kết hợp tất cả các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, nguồn lực, yêu cầu ngân sách và timeline lại với nhau.
Bạn sẽ cảm thấy tập trung hơn và nắm bắt được bức tranh toàn cảnh hơn. Điều này là rất quan trọng để bạn tự thúc đẩy và duy trì động lực mỗi khi bạn muốn từ bỏ.
2. Lường trước vấn đề và đối phó với các trường hợp bất thường
Khi lập kế hoạch công việc cá nhân, bạn sẽ làm chủ được \\\”cuộc chơi\\\”, có thể dự đoán cũng như có phương án dự phòng để đối phó với những trường hợp phát sinh.
Mặc dù chúng ta không thể xử lý được 100% các vấn đề phát sinh, nhưng việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn giảm thiểu sai lầm tới mức thấp nhất.
3. Theo dõi hiệu suất làm việc
Trong bảng kế hoạch công việc cá nhân sẽ có mục tiêu và timeline thực hiện rõ ràng, vì vậy khi nhìn vào các mốc thời gian này, bạn có thể nhận thấy sự tiến bộ vượt bậc của bản thân theo thời gian.
→ Tham khảo: Cách quản lý thời gian hiệu quả!
Những nội dung cần có trong kế hoạch cá nhân
Một bản kế hoạch công việc cá nhân cần có tối thiểu 4 trong 6 nội dung như sau:
- Mốc thời gian ước tính;
- Nội dung nhiệm vụ cần hoàn thành tương ứng với từng mốc thời gian đó;
- Mục tiêu;
- Nguồn lực sẵn có;
- Một số rủi ro có thể xảy ra và cách ứng phó;
- Ngân sách dự kiến.
Dù bạn lập kế hoạch cho công việc hay những vấn đề khác thì những nội dung cần có cũng nằm trong 6 nội dung trên.
Ví dụ, An lập kế hoạch công việc cá nhân với mục tiêu: “Giảm 5kg trong vòng 7 ngày”. Đây là một mục tiêu thực tế và nằm trong ngưỡng giảm cân an toàn.
Để thực hiện mục tiêu này, mỗi bữa An chỉ ăn 1 đĩa salad, 1 cốc sữa tươi không đường và 1 củ khoai lang, kết hợp uống thật nhiều nước. Bữa sáng ăn vào lúc 7h sáng, bữa trưa vào lúc 12h và bữa tối vào trước 18h. Ngoài ra cô ấy còn kết hợp chạy bộ một tiếng vào lúc 6h sáng và bơi lội 30 phút mỗi ngày vào lúc 5h chiều.
Như vậy, chúng ta có thể thấy bảng kế hoạch giảm cân của An có 4 nội dung cơ bản: Mục tiêu, mốc thời gian, nguồn lực sẵn có và nội dung nhiệm vụ. Nguồn lực mà An có ở đây là rau, sữa, khoai lang và giày chạy bộ.
7 bước lập kế hoạch công việc cá nhân hiệu quả
Với 3 lợi ích đã liệt kê ở phần đầu tiên, có thể thấy kế hoạch công việc cá nhân là công cụ đắc lực giúp chúng ta đạt được mục tiêu của mình. Vậy câu hỏi đặt ra là “Lập kế hoạch như thế nào để các mục tiêu diễn ra đúng theo lộ trình nhưng vẫn phải đạt được kết quả tốt nhất?”. Hãy tham khảo quy trình 7 bước chi tiết thiết lập kế hoạch công việc cá nhân dưới đây nhé:
Bước 1: Đặt mục tiêu
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch chi tiết, bạn cần thiết lập mục tiêu của mình. Hay nói cách khác, xác định lý do tại sao dự án này lại tồn tại.
Nếu bạn chưa từng thiết lập mục tiêu như vậy trước đây, tốt nhất là sử dụng các nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART để lập kế hoạch công việc cá nhân của bạn.
SMART là viết tắt của:
- Specific: Mục tiêu và các bước hành động của bạn phải rõ ràng và cụ thể;
- Measurable: Mục tiêu có thể đo lường được;
- Achievable: Mục tiêu của bạn phải là thứ mà bạn có thể hoàn thành một cách thực tế trong khoảng thời gian nhất định;
- Relevant: Mục tiêu ngắn hạn và các nhiệm vụ phải phù hợp với các giá trị và mục tiêu dài hạn của bạn;
- Time-based: Kế hoạch của bạn nên có ngày kết thúc thực tế.
Ví dụ: Nếu bạn muốn kiếm tiền Online qua blog, mục tiêu có thể là thu hút 50.000 người đến trang web trong 12 tháng tới.
Sau khi thiết lập mục tiêu, hãy cố gắng cô đọng điều này thành một hoặc hai câu ngắn gọn mà bạn có thể ghi nhớ và đặt chúng ở đầu bảng kế hoạch làm việc của mình.
Bước 2: Xây dựng chiến lược
Với các mục tiêu đã xác định, đã đến lúc xác định công việc cụ thể mà bạn cần thực hiện để đạt được những mục tiêu rộng lớn hơn mà bạn đã đặt ra trước đó. Hãy nhớ kèm theo mốc thời gian cho mỗi công việc.
Ví dụ: Vẫn là mục tiêu đạt được lưu lượng truy cập trang web là 50.000 người ở bước 1 thì nhiệm vụ bạn cần làm có thể là \\\”khởi chạy một chiến dịch truyền thông xã hội mới\\\” bao gồm nghiên cứu từ khóa, bài đăng trên blog, quảng cáo PPC,…
Bước 3: Liệt kê và phân phối nguồn lực
Bây giờ bạn đã biết mình muốn đạt được gì và bạn sẽ đạt được nó như thế nào, đã đến lúc xác định những nguồn lực cần thiết để đưa bạn đến đó. Nếu mục tiêu là đích đến và nhiệm vụ là động cơ thì nguồn lực của bạn chính là khí nén trong bình.
Khi nói đến nguồn lực, mọi người thường nghĩ đến nguồn lực tài chính, nhưng ngoài ra nó cũng đề cập đến nguồn lực về thiết bị, vật liệu, không gian và nhân sự. Hãy liệt kê mọi tài nguyên bạn có thể nghĩ đến và gắn nó vào từng mục tiêu.
Bước 4: Xác định rủi ro và lập kế hoạch dự phòng
Lập kế hoạch cho điều tồi tệ nhất không có nghĩa là bạn đang bi quan. Đó là điều rất bình thường bởi vì không có kế hoạch nào được thực hiện mà không gặp trở ngại. Nó có nghĩa là nếu điều gì đó bất trắc xảy ra, bạn sẽ biết mình phải làm gì tiếp theo.
Một số ví dụ về rủi ro có thể xảy ra trong trường hợp bạn muốn tăng lưu lượng truy cập trang web thêm 50.000 người như đã đề cập ở ba bước trên, đó là bạn bị ốm phải nhập viện, bạ gặp sự cố về phần mềm hoặc là bạn bị kẹt tiền giữa chừng khi đang thực hiện chạy quảng cáo.
Bước 5: Thiết lập ngân sách
Việc thiết lập ngân sách phải được thực hiện vào cuối quá trình này, vì một phần của kế hoạch có thể bao gồm việc nhận báo giá từ các nhà cung cấp bên thứ ba.
Ngân sách nên chia nhỏ các chi phí và giao cho từng nhóm nhiệm vụ khác nhau. Mỗi khi một nhóm đạt được một cột mốc quan trọng mới hoặc hoàn thành một mục tiêu, bạn sẽ có thể xem xét các khoản chi của mình và xác định xem nhóm đó có đủ ngân sách hay không. Nếu một nhiệm vụ không nằm trong ngân sách, bạn có thể phân bổ lại các nguồn lực từ các nguồn khác hoặc xác định xem nguồn lực tài chính có thể tăng lên hay không.
Một kế hoạch làm việc chi tiết sẽ cho phép bạn dễ dàng biết được đâu là nơi cần thêm tiền và những vấn đề có thể nảy sinh trong chi tiêu.
Bước 6: Thực hiện kế hoạch
Bây giờ bạn đã có tất cả các phần, đã đến lúc kết hợp mọi thứ lại với nhau để tạo ra một bản kế hoạch công việc cá nhân hoàn chỉnh và thực hiện theo những gì bạn đã lên ý tưởng.
Bạn có thể sử dụng bảng tính Excel hoặc các phần mềm quản lý dự án như Trello, Podio, Monday.com,… để theo dõi tiến độ thực hiện. Các phần mềm này thường bao gồm templates và biểu đồ được tạo sẵn giúp bạn dễ dàng quản lý các dự án từ xa mà không phải lúc nào cũng có mặt trực tiếp.
Bước 7: Đánh giá và điều chỉnh
Cuối cùng, hãy đánh giá kết quả thực tế so với mục tiêu ban đầu để kịp thời đưa ra phương án điều chỉnh.
Đánh giá là bước quan trọng trong tiến trình lập kế hoạch công việc cá nhân vì ba lý do:
- Thứ nhất, nó là cơ sở xác định xem liệu bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa.
- Thứ hai, nó thay bạn giải thích mức độ thành công của dự án cho các bên liên quan.
- Và thứ ba, nó để lại những bài học kinh nghiệm quý giá mà bạn có thể áp dụng cho các dự án trong tương lai.
Khi nắm được cách lập kế hoạch công việc cá nhân chi tiết và phù hợp, không chỉ dự án vận hành suôn sẻ mà nó còn giúp chúng ta sử dụng hợp lý thời gian, nguồn lực và ngân sách. Mong rằng qua bài viết này, Lagital đã giúp bạn đọc biết thêm nhiều kiến thức hữu ích về nội dung, vai trò cũng như quy trình lập một bản kế hoạch công việc.