Thông cáo báo chí là một trong những công cụ thiết yếu để thu hút sự quan tâm của giới báo chí, nó cũng là một phương thức truyền thông có sức ảnh hưởng khá lớn để đưa tin tức, sự kiện của bạn gần hơn với công chúng, độc giả. Ở bài viết dưới đây chúng tôi sẽ trang bị cho bạn những thông tin cơ bản về thông cáo báo chí. Đồng thời chia sẻ đến bạn những chiến thuật để giúp bạn có một bài thông cáo báo chí chuyên nghiệp và ấn tượng.
Có thể bạn quan tâm: PR là gì?
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí là một dạng văn bản đặc thù được sử dụng nhiều khi làm PR, nó cũng được coi là một trong những phương thức truyền thông cực kỳ hiệu quả giúp thương hiệu kể một câu chuyện của riêng mình và thu hút công chúng hướng đến họ theo cách độc đáo riêng.
Đặc biệt, trong thời đại 4.0, sức ảnh hưởng của công nghệ đang dần phủ sóng như hiện nay, thông cáo báo chí cũng dần thay đổi với tầm quan trọng và có sức lan tỏa lớn hơn.
Bắt kịp sự phát triển của xã hội hiện nay, ngoài các nhà báo đến từ các cơ quan báo chí, truyền thông còn có một bộ phận không nhỏ người tiêu dùng, khách hàng – những người đang tìm kiếm những nguồn thông tin đáng tin cậy. Họ tìm đọc thông cáo báo chí và coi đó như một thông tin quan trọng để biết và đặt niềm tin vào thương hiệu.
Khi nào doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?
Thông cáo báo chí thường được sử dụng trong những trường hợp sau đây:
- Khi doanh nghiệp có buổi tổ chức sự kiện quan trọng mang tầm ảnh hưởng lớn;
- Khi một giải thưởng được công bố mà một người hoặc doanh nghiệp đã nhận được;
- Khi tổ chức sự kiện công bố các thành tựu nghiên cứu mới;
- Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới;
- Khi cần đính chính thông tin liên quan đến công ty.
Cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp
Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản giúp bạn viết thông cáo báo chí một cách chuyên nghiệp và đầy đủ nhất:
1. Mở bài
Để tạo điểm cộng truyền thông, bạn hãy đi thẳng vào vấn đề ở mục mở đầu và trình bày rõ ràng để nêu lên rõ mục đích của bản thông cáo báo chí, bao gồm những mục cơ bản sau:
- Tiêu đề thông cáo.
- Về việc: Sự việc chính được nêu ra trong thông cáo.
- Địa điểm, thời gian viết thông cáo.
- Đơn vị/cá nhân/tổ chức viết thông cáo.
2. Thân bài
Tùy mỗi sự việc cần thông báo cho giới truyền thông mà phần nội dung chính của bản thông cáo báo chí sẽ khác nhau. Tuy nhiên cần đảm bảo thứ tự sắp xếp như sau:
- Đoạn 2: Nội dung quan trọng nhất cần thông báo;
- Đoạn 3: Những nội dung ít quan trọng hơn;
- Đoạn 4,5: Nội dung liên quan (nếu có).
Đồng thời, nội dung của các đoạn trong bản thông cáo báo chí cần đảm bảo làm rõ được những câu hỏi: Sự kiện được đề cập là gì, diễn ra như thế nào, tầm quan trọng ra sao, ai chịu trách nhiệm, nó diễn ra khi nào và ở đâu?
3. Kết bài
Trong phần kết luận, chúng ta nên để thông tin liên hệ để người đọc biết phải liên hệ với ai khi cần trao đổi. Địa chỉ liên hệ bao gồm những thông tin sau:
- Tên công ty hoặc tên chính thức của bộ phận phụ trách truyền thông;
- Địa chỉ cơ quan;
- Số điện thoại liên lạc;
- Email;
- Địa chỉ website.
4. Định dạng văn bản
Bất kỳ một thông cáo báo chí nào cũng đều phải tuân thủ theo một khuôn mẫu nhất định, có như vậy mới giúp mọi người dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin. Cụ thể:
- Giấy trắng có in tên và địa chỉ cơ quan, tổ chức.
- Căn lề rộng xung quanh tối thiểu 2,54cm (Việc này giúp người đọc dễ hiểu và có chỗ để biên tập viên, phóng viên ghi chú).
- Chỉ in trên một mặt giấy.
Những lưu ý khi viết thông cáo báo chí
- Thông cáo báo chí bắt buộc phải tuân theo quy tắc về nội dung và định dạng như đã đề cập ở phần trên.
- Nội dung thông cáo báo chí không được có những từ ngữ chuyên môn, kỹ thuật quá khó hiểu, nếu cần thiết phải có chú thích vào văn bản.
- Sau khi viết thông cáo báo chí cần gửi tới một phóng viên hoặc cơ quan truyền thông cụ thể nhưng hãy lựa chọn thời điểm thích hợp để công bố bản thông cáo.
- Nếu bạn gửi thông cáo báo chí qua email, hãy lựa chọn tiêu đề hấp dẫn bao gồm nội dung mà bạn sẽ truyền tải.
- Thông cáo báo chí nên hướng tới một sự kiện mới hoặc gần đây, không phải một sự kiện đã cũ hoặc sẽ không xảy ra trong tương lai gần.
- Trong thông cáo báo chí, có thể trích dẫn phát biểu của những cá nhân liên quan, nhưng phải trích dẫn ngắn gọn và chính xác lời phát biểu đó.
- Nếu thông tin liên hệ là thông tin cá nhân thì cần có sự đồng ý của người có tên trong địa chỉ liên hệ.
- Cần tránh những từ ngữ tiêu cực và những từ ngữ cường điệu trong bản thông cáo báo chí.
Thời điểm gửi thông cáo báo chí tốt nhất
Nếu bạn gửi thông cáo báo chí quá sớm, bản thông cáo sẽ có nguy cơ bị “chìm” trước ngày chính thức. Ngược lại, nếu bạn gửi trễ thì không đủ thời gian để tạo được hiệu ứng truyền thông đến thời hạn chính thức.
Do đó, hãy lựa chọn thời điểm thích hợp, trước một vài ngày khi sự kiện chính diễn ra hoặc ngay sau khi sự kiện quan trọng vừa kết thúc. Hầu hết các thông báo thường được đưa ra vào khoảng 9 giờ sáng ngày thứ 2 hoặc thứ 3.
Một số mẫu thông cáo báo chí của các công ty
Dưới đây là một số thông cáo báo chí mẫu của một số công ty lớn để bạn tham khảo:
Mẫu thông cáo báo chí của Đông Á Bank:
Mẫu thông cáo báo chí của điện lực EVN:
Mẫu thông cáo báo chí của Picenza:
Tóm lại, thông cáo báo chí được coi là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyền thông và công chúng. Một bài viết thông cáo báo chí ấn tượng không chỉ giúp bạn đạt được hiệu quả truyền thông như mong muốn mà còn tạo hình ảnh, nâng tầm uy tín của công ty, doanh nghiệp. Hãy liên tục học hỏi, luyện tập để trở thành một người viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp nhé.
